Hoppa till sidans innehåll

Dags för föreningens viktigaste möte - men hur gör man det digitalt?

28 JAN 2021 12:01
Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. På föreningens årsmöte får alla medlemmar i föreningen vara med och bestämma i flera viktiga frågor. Vi har samlat tips för hur ni kan genomföra årsmötet digitalt.
  • Uppdaterad: 28 JAN 2021 12:01

Kolla igenom era stadgar 
Allt det där formella står med högsta sannolikhet i era stadgar. När ska kallelsen/inbjudan skickas ut? När ska mötet senast genomföras? Vad som ska tas upp på mötet? Och hur många personer som ska väljas till föreningens styrelse? Om årsmötet sker digitalt är det extra viktigt så att ni kan uppfylla det som står i stadgarna även fast ni kör mötet digitalt. Dubbelkolla i stadgarna så slipper det bli fel.  

Årsmötet är medlemmarnas möte 
Se årsmötet som en möjlighet att träffa medlemmar. Ta vara på det digitala och skapa ett inkluderande möte där alla ges möjlighet att säga vad de tycker om medlemskapet och vad som skulle göra deras upplevelse av föreningen ännu bättre. Beroende på antalet deltagare, gå gärna laget runt i en kort presentationsrunda innan ni kör igång.

Få medlemmarna att delta
Det kan vara svårt att få medlemmarna att delta på årsmötet. Men det är ett bra tillfälle att göra något mer än att bara ha årsmöte. Ni kan inleda med en digital föreläsning eller ha en mini-workshop innan det formella mötet börjar. Välj en dag och en tid på dagen som passar så många som möjligt och gör en fin inbjudan. Via KIT kan ni skicka ut inbjudan direkt till alla medlemmar via e-post. Glöm inte att kolla i era stadgar när kallelse/inbjudan till årsmötet senaste ska skickas ut.  

Välj en bra digital plattform för mötet
Det finns en uppsjö av olika digitala lösningar för att mötas digitalt, med bild och ljud. Whereby, Jitsi Meet, Microsoft Teams, Zoom och Google Meet för att nämna några. Ta hjälp av din föreningsutvecklare på Korpen eller din idrottskonsulent på RF-SISU om du är osäker vilket verktyg som är bäst för er. Viktigast är att det är enkelt för alla medlemmar att ansluta och att verktyget inte begränsar er hur ni genomför mötet.

Ha koll på hur den digitala lösningen fungerar
Se till att testköra innan! Lär er hur den valda plattformen fungerar så blir mötes- eller lärsituationen tryggare. Ha koll på hur du delar dokument, hur du ser vilka personer som deltar i mötet och hur chatten fungerar. Om en mötesdeltagare vill visa något på skärmen, hur fungerar det? Ska du visa en videofilm, säkerställ att du vet hur du gör för att även filmens ljud ska nå fram till deltagarna. Ibland behövs inställningar för det.

Det här med röstning/votering
Röstning kan ske på olika sätt och dessutom ges det olika möjlighet i olika plattformar. Ha alltid strategier klara för hur ni ska behandla en votering eller en sluten omröstning. Vid sluten omröstning finns det olika digitala verktyg att ta hjälp av. Testa innan så att det fungera bra. På själva mötet förklara noggrant hur röstningen kommer gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta för det är viktigt att alla ombud förstår tillvägagångssättet. För att inte bli stressade när ni förbereder omröstningen kan ni ajournera mötet ett par minuter.

Ge alla chansen att komma förberedda 
Skicka ut dagordning, verksamhetsberättelse och valberedningens förslag i förväg. Det är extra viktigt när det är ett digitalt årsmöte. Skicka gärna med en liten guide hur den digitala plattformen fungerar och erbjud stöd innan mötet så att alla har koll på tekniken.

Under själva mötet instruera alla deltagare på årsmötet vilka funktioner i videoverktyget som kommer att vara relevanta att ha koll, till exempel mikrofonen och chatten. Det är viktigt att mikrofonen är avstängd så länge man inte har ordet så att inte externa ljud stör mötet. Säkerställ att alla deltagares teknik fungerar innan ni kör igång.

Rör på er!  
Ha gärna en kort pausgympa halvvägs in i mötet som ett sätt att visa att vi lever som vi lär och få upp energin.

Välj en bra mötesordförande 
Eftersom årsmötet delvis handlar om att utvärdera vad styrelsen har gjort under året som gått kan det vara bra att be någon annan än föreningens ordförande att leda mötet. Tänk också på att det ska vara en person som känner sig bekväm med tekniken. Dessutom är det bra att ha en extra person som ansvar för tekniken, håller koll i chatten och kan hantera frågor som inte rör själva mötet utan vid problem med tekniken. Ordförande kommer ha tillräckligt med att leda mötet.

Ett grönt och skönt årsmöte 
I Korpen är ledarskapet nyckeln. Att vi lever som vi lär, bryr oss och möjliggör. Vi vill med vårt ledarskap inspirera våra medlemmar att ta ansvar, komma med idéer och bidra till ett ännu bättre Korpen. Visa en bild på och berätta om Korpens gröna och sköna ledarskap. Se till att alla på årsmötet förstår och tänk på att vara inkluderande och förklara begrepp som kan vara svåra att förstå. 

Ta hjälp, om det behövs 
Korpens föreningsutvecklare hjälper er gärna i samband med ert årsmöte. Vi har exempelvis tagit fram mallar för verksamhetsplan och verksamhetsberättelse. Ni kan även få stöd från idrottskonsulenten från ert RF-SISU distrikt. Fler RF-SISU distrikt erbjuder dessutom utbildningar kring hur man kan arrangera ett digitalt årsmöte.

Läs även RF och SISU Idrottsutbildarnas vägledning för föreningar som vill eller ska genomföra årsmötet digitalt.

Skribent: Rikard Aspegren
Epost: This is a mailto link

Postadress:
Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet
Idrottens hus, Box 11016
100 61 Stockholm

Besöksadress:
Skansbrogatan 7
100 61 Stockholm

Kontakt:
Tel: 086996450
E-post: This is a mailto link

Se all info